泊头职业学院学籍注册管理办法(试行)
作者:  发布时间:2017-12-05 15:34:04
    学籍注册是高等学校学生管理的重要组成部分,它关系到学生的学习资格、学习状态及结果的有效认定。根据教育部《普通高等学校学生管理规定》和《泊头职业学院学籍管理规定》,特制定本管理办法。
一、新生入学
(一)新生入学报到要求
1.按照国家招生规定经学院录取的新生,应当持“泊头职业院录取通知书”,按学院有关要求和规定的期限到校办理入学手续。
2.新生因故不能按时入学报到者,应当在报到期限内向系部、学生处以书面形式请假,并附医院、街道、乡村开具的相关证明。未经请假或请假逾期10日不报到者,除因不可抗力等正当事由外,一律视为自动放弃入学资格。学校取消其入学资格。
3.对患有疾病的新生报到后,经学校指定的二级甲等以上医院(下同)诊断不宜在校学习的,应由学生本人申请、由所在系部协助其办理“保留入学资格”审批手续,具体要求如下:
(1)新生本人提出“保留入学资格”书面申请;
(2)由所在系部发给学生“泊头职业学院保留入学资格审批表”(一式4份),并协助该生办理相关手续;
(3)系部协助办完“审批表”审批手续后,将表分别交给系部、教务处、招生就业处、学生处;
(4)学校学生处根据该“审批表”为该生办理“保留入学资格”相关处理,以一年为期限;
(5)新生应在拿到该“审批表”后2日内办完手续离校。
在保留入学资格期限六周内经治疗康复者,可及时向学校申请办理入学手续;超过六周者,在下学年新生入学报到期限内向学校提交入学申请,由学校指定医院诊断,符合学生体检标准规定,经学校复查合格后,重新办理入学手续;复查不合格或者开学两周内不办理入学手续者,视为自动放弃入学资格,学校可取消其入学资格。
4.新生入伍的学生应从生源地武装部领取保留入学资格申请表,并在入伍前到学校办理相关审批手续,否则学校对未报到者一律视为自动放弃入学资格。
(二)新生入学资格审查
新生入学资格审查由学校招生部门负责完成。新生入学后学校在3个月内按照招生规定对其进行复查。复查合格者予以注册,取得学籍;复查不合格者,不予注册学籍。凡属弄虚作假、徇私舞弊取得学籍者,一经查实,立即取消其学籍,情节恶劣的报请有关部门查究。复查期内的学生,参照学校学籍管理规定进行管理。
1.学校招生部门负责对所报到新生身份、信息(含照片)与其录取信息进行审查核实,确保报到新生身份真实、信息准确无误。
2.如果审查中发现新生个人身份真实信息与所录取信息不符,尤其是姓名、性别、身份证号、民族等重要信息有误,凡确属录取信息错误的,则学校招生部门应在省考试院规定的期限内查清事实并予以更正相关信息,并及时将信息更正情况及相关资料报学生处学籍部门。
(三)新生录取数据及资料移交
1.招生部门应于学校新生录取报到工作结束2周之内将所有实际报到新生核实无误的录取电子信息和录取资料移交学生处学籍部门,并履行移交签字手续。
2.新生录取报到工作结束两周之内,招生部门应打印所有实际报到新生的电子档案发至各系;将新生电子照片交由相关部门导入智能化校园学生信息管理系统。
3.学校五年制新生招生录取工作结束后2周之内,招生部门应将所录取数据信息与实际报到入学学生真实身份、个人信息进行审查核实,如果发现招录信息有误,则招生部门应及时办理相关信息更正事宜,确保录取数据信息真实、准确、完整后,将录取电子数据信息及招录资料移交学生处学籍部门,并履行移交签字手续。
二、学籍注册
(一)新生学籍注册
1.学生处学籍管理部门根据学校招生办提供的实际录取报到的新生电子信息数据及“普通高校学生录取简明登记表”确定新生注册人数和信息。
2.学生处负责组织各系部对新生录取数据再次进行核实,并履行学生本人及班主任、系部签字确认手续,确保入学的学生信息与录取信息相符。
各系部如果发现学生真实信息与录取信息不一致、不准确或有错误的,应及时向招生就业处及学生处学籍管理部门报告,并协助做好信息更正手续办理工作。
3.学生处根据系部核实后的新生信息,对符合学校新生入学资格的,在“中国高等教育学生信息网”(简称“学信网”)上予以学籍注册,学生即取得国家合法有效学籍;凡不符合学校新生入学资格的不予注册学籍。
4.学生入学后所注册学生个人学籍信息一般不得更改。
(二)在校生学籍注册
1.学生在每学期开学时应按照学校规定的时间报到并足额缴纳学费。学校按照上级教育主管部门要求在教育部“学信网”上予以学籍注册。未请假或请假逾期10日未报到且未足额缴纳学费者,按自动退学处理,学校予以取消学籍。
学生因家庭经济困难(依据《头职业学院关于家庭经济困难学生校内资助评选办法》认定)或特殊情况确实无法按规定时间足额交纳学费的,可向学校申请缓交学费,并同时办理申请学籍注册审批手续,经学校审批后可予以相应学年学籍注册。
2.注册要求。各系部应按照学生处要求核实并报送本系部在校学生信息及变动情况,监督检查学生各项费用的交纳情况(应与计财处核实无误),与10月底前将符合学籍注册条件的学生信息表报送学生处,学生处据此予以学籍注册。
3.学生证注册。各系部应按照学校要求对符合学籍注册条件的学生信息进行统计汇总,以班为单位持《学生证》和交费票据、证明到学生处办理学生证注册手续。
(三)暂缓注册
1.在校生每年10月25日前未按学校规定足额交纳学费者,学籍予以“暂缓注册”;学生按学院规定足额交纳学费后,应及时向学校提出“学籍注册申请”,经学校批准后予以注册学籍。
2.凡“暂缓注册”时间满一年且学生本人未提出学籍注册书面申请、或申请未被学校批准的,学校可按自动退学处理,并予以取消学籍。
3.学生在学籍“暂缓注册”期间,不享受在校生权利,所参加学校教育教学活动成绩无效,不享有学校各项评奖评优资格。
(四)毕业生学历注册
学校对符合学校毕业条件的学生予以学历电子注册,即在教育部学信网上注册毕业生学历信息。学生毕业须符合以下条件:
1.学生在修读年限内修完教育教学活动规定内容,且成绩合格;
2.综合测评总评成绩合格者;
综合测评成绩按照《泊头职业学院学生综合素质测评实施办法》执行。
三、学籍管理要求
(一)学籍异动管理要求。按教育部、教育厅要求,学生处根据各系部报送的学生学籍异动审批资料报经学校主管领导同意或校党委会通过后,在“学信网”上办理学籍异动处理。要求各系部及时提供学生学籍异动真实信息和资料。各班主任、辅导员应按学校《学籍管理规定》、《学籍异动管理办法》及《学生转专业管理办法》管理学生学籍,当学生学籍发生变动时(转学、转专业、休学、复学、保留学籍、退学等),应按规定及时记录并向学生处报送相关审批资料。凡因学生学籍异动资料上报不及时造成不良影响和后果的,由相关人员负责。
(二)学籍异动办理要求。各系部应于学生入学时及时传达《泊头职业学院学籍管理规定》及具体管理办法,尤其是学生转入、转出和转专业,必须履行学校规定的审批程序,对转出学生必须先办理校内学籍异动审批手续后方可办理转出手续。
(三)在校生学籍证明办理程序及要求
学籍证明是根据学校学生的书面申请,由学校为其开具属于我校正式在读学生的证明,必须按以下程序办理:
1.学生应向学校提交书面申请,经班主任、系部领导同意并签字后交学生处。
2.学生处根据系部批准的申请经核实无误后,予以开具“学籍证明”。
对于已毕业学生,学校原则上不再开具学籍证明,如确属特殊情况需要提供证明的,则应先由接收证明的单位出具有关说明材料,学生本人提供个人身份证、毕业证,经学生处审批后再予以办理。
四、管理职责及要求
(一)明确职责。学校学生处专门负责全校在校生学籍管理工作;各系部明确专人负责学籍管理工作,做好本系部学籍异动资料管理和数字化校园系统维护;各班主任或辅导员为学籍异动信息报送第一责任人,负责提供学生日常出勤及学籍异动信息;各系部每个周日晚八点前应向学生处报送学生出勤情况,如因漏报、瞒报、虚报行为产生的一切后果由第一责任人负责。
(二)严格要求。班主任或辅导员应在学生发生学籍异动情况3日内向系部领导报告并将学籍异动相关手续报学生处。各系部学籍管理人员应认真履行学籍管理职责,及时为学生和班主任做好学籍异动信息咨询和资料提供工作。
(三)加强管理。学生处将各系部学籍管理工作纳入各系部年终综合考评,以加强和促进学籍管理工作。
五、附则
(一)本办法由学生处负责解释。
(二)本办法自2017年9月1日起施行,学校其他文件与本办法冲突之处均以本办法为准执行。
 

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